Risikoabschätzung, klare Verfahren und ein gutes Monitoring beugen Menschenrechtsverletzungen, Korrpution oder Gesundheitsgefährdungen vor.

Menschenrechtsrisiken scannen und vorbeugen

Ihr Unternehmen will die UN Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte auch bei Geschäftsreisen umsetzen? Schaffen Sie ein entsprechendes Reisereglement, schätzen Sie Menschenrechtsrisiken ein und etablieren Sie ein Vorgehen bei Menschrechtsverletzungen: So übernehmen Sie die unternehmerische Sorgfaltspflicht.

Management

Das Reisereglement regelt nicht nur Kosten und Berechtigungen, sondern auch den Umgang mit Menschenrechtsrisiken – basierend auf der geschäftseigenen Umsetzung der UN Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte. Es hält zudem die Pflichten der Partner (z.B. Hotels, Reisebüros) fest oder verweist auf den entsprechenden Kodex für Zulieferer (siehe Bsp. DRV). Drei Regel-Beispiele:

Arbeitsrechte (faire Arbeitsbedingungen, Nicht-Diskriminierung)
Nicht-Teilnahme an Zurschaustellungen ethnischer Minderheiten
Meiden von Unterkünften und Angeboten, die das Geschäft zu Komplizen menschenverletzender Staaten/Parteien macht

Reiseorganisation

Menschenrechtliche Risiken der meistbesuchten Destinationen abschätzen mit dem MVO CSR Risk Check und die dort gegebenen Empfehlungen umsetzen.
Kinderschutzkodex unterzeichnen und die damit verbundenen Massnahmen umsetzen.

Mitarbeitende

Compliance:  Reisereglement kennen und einhalten.

Integrität: Durch integres Verhalten die Reputation des Unternehmens schützen. Eigenes Fehlverhalten, eine diffuse Rechtssituation oder nicht-einhaltbare Vorschriften im Debriefing reflektieren.

Verantwortung: Fälle von Menschenrechtsverletzungen im und in Zusammenhang mit dem Unternehmen an die zuständige Stelle (Hotline, HR, Legal Desk, Nachhaltigkeitsabteilung…) melden.

Begründung

Gemäss UN Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte trägt jedes Unternehmen die Verantwortung zu gewährleisten, dass durch seine Aktivitäten keine Menschenrechte verletzt werden. So sollte sich jedes Unternehmen zur Chancengleichheit bekennen unabhängig von Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Glauben, Geschlecht, sexueller Ausrichtung, Nationalität, ethnischer Herkunft, Alter, Beziehungsstatus oder Behinderung und zur Förderung von Diversität, zu würdigen Arbeitsbedingungen inklusive der Achtung des Rechts auf Versammlung und Kollektivverhandlungen.

Ein nicht beachteter Kinderschutz in exponierten Destinationen ist ein erhebliches Reputationsrisiko.

Die Annahme von Einladungen in zwielichtige Etablissements kann Türen öffnen zur Erpressung dieser Mitarbeitenden.

Korruptionsrisiken scannen und vorbeugen

Auf Geschäftsreisen ist das Korruptionsrisiko besonders hoch. Doch Korruption verhindert die Realisierung der Menschenrechte. Dagegen hilft nur eine unverrückbare, schriftlich festgehaltene und gelebte Haltung des Unternehmens und aller Mitarbeitenden.

Management

Eine Kultur der Integrität in der Führungsetage vorleben

Das Reisereglement hält schriftlich fest:

  • Korruption wird nicht toleriert
  • dies gilt auch für Geschäftspartner
  • Durchführung von Schulungsmassnahmen
  • Vorgaben und Richtlinien zum Abschätzen der länderspezifischen Risiken, zum erwünschten Verhalten, etwa im Umgang mit Geschenken, Einladungen und zu Spenden- und Sponsoringvergaben (siehe zum Beispiel FWF).
  • das Beratungsangebot mit schneller Klärung von Fragen
  • das Verfahren bei Verstössen

Einrichten einer Meldestelle für Verstösse mit Vorkehrungen zum Schutz der Whistleblower gegen Vergeltungsmassnahmen.

Reiseorganisation

Menschenrechtliche Risiken der meistbesuchten Destinationen abschätzen mit dem MVO CSR Risk Check und die dort gegebenen Empfehlungen umsetzen.
Kinderschutzkodex unterzeichnen und die damit verbundenen Massnahmen umsetzen.

Mitarbeitende

Compliance:  Reisereglement kennen und einhalten.

Integrität: Durch integres Verhalten die Reputation des Unternehmens schützen. Eigenes Fehlverhalten, eine diffuse Rechtssituation oder nicht-einhaltbare Vorschriften im Debriefing reflektieren.

Verantwortung: Fälle von Menschenrechtsverletzungen im und in Zusammenhang mit dem Unternehmen an die zuständige Stelle (Hotline, HR, Legal Desk, Nachhaltigkeitsabteilung…) melden.

Begründung

Gemäss UN Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte trägt jedes Unternehmen die Verantwortung zu gewährleisten, dass durch seine Aktivitäten keine Menschenrechte verletzt werden. So sollte sich jedes Unternehmen zur Chancengleichheit bekennen unabhängig von Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Glauben, Geschlecht, sexueller Ausrichtung, Nationalität, ethnischer Herkunft, Alter, Beziehungsstatus oder Behinderung und zur Förderung von Diversität, zu würdigen Arbeitsbedingungen inklusive der Achtung des Rechts auf Versammlung und Kollektivverhandlungen.

Ein nicht beachteter Kinderschutz in exponierten Destinationen ist ein erhebliches Reputationsrisiko.

Die Annahme von Einladungen in zwielichtige Etablissements kann Türen öffnen zur Erpressung dieser Mitarbeitenden.

Gesundheit schützen

Gesundheitsprobleme sind in gut 95% der Fälle die Ursache für Schwierigkeiten auf Dienstreisen.

Management

Das Reisereglement regelt:

  • Abklärung der Reisetauglichkeit (z.B. Tropentauglichkeit) der Mitarbeitenden
  • persönliche Hinderungsgründe (z.B. kranke Angehörige)
  • Gesundheitsvorkehrungen (z.B. Impfungen, Hygienekonzept usw.)
  • Versicherungsschutz

Reiseorganisation

Reisende auffordern, die Reisetauglichkeit, insbesondere Tropentauglichkeit bei Reisen in ein Land zwischen 30° nördlicher und 30° südlicher Breite abzuklären

Reisende auffordern, für die notwendigen Gesundheitsvorkehrungen (z.B. Impfungen, Hygienekonzept usw.) zu sorgen

Einen ausreichenden Versicherungsschutz gewährleisten.

Für die Rückführung von Reisenden bei Ausbrüchen von Epidemien oder sonstigen Gesundheitskrisen vorbereitet sein.

Mitarbeitende

Gesundheits- und Hygienevorkehrungen beachten.

Begründung

Auch bei Geschäftsreisen besteht die Fürsorgepflicht der Arbeitgeber. Das heisst: «Er hat zum Schutz von Leben, Gesundheit und persönlicher Integrität der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Massnahmen zu treffen», gemäss Artikel 328, Abs 2 OR, (in Deutschland:  § 618 BGB; in Österreich § 1157 ABGB).

Sicherheit gewährleisten

Rund die Hälfte der Geschäftsreisenden hegen Bedenken in Sachen Sicherheit. Wenn Sie diese aufnehmen, erhöhen Sie die Loyalität der Mitarbeitenden.

Management

Das Reisereglement legt die Sicherheitsmassnahmen fest:

  • Scannen von Sicherheitsrisiken und Vorschriften: z.B. einzuhaltende Rechtsvorschriften zu Aufenthalts- oder Meldevorschriften sowie spezielle Risiken für Frauen, LGBTQI*-Mitarbeitende oder BPoC-Mitarbeitende
  • Sicherheitscheck von  Leistungserbringern z.B. von Taxis oder von Sharing Economy-Angeboten (die manchmal preiswerter, aber unsicherer sind)
  • Besondere Massnahmen in gefährdeten Gebieten: z.B. Abholung vom Flughafen mit Passwort
  • Finanzielle Sicherheit: Ausreichende finanzielle Mittel für die reisenden Mitarbeitenden bereitstellen
  • Krisenpläne ausarbeiten und abteilungsübergreifendes Krisenteam bestimmen
  • Datensicherheitssystem implementieren: insbesondere Schulung der Mitarbeitenden zum Umgang mit Daten in heiklen Situationen, zur Sicherung des Laptops, zur Nutzung öffentlicher Wi-Fis, zur unbeabsichtigten Weitergabe von Firmendateien.

Reiseorganisation

Monitoring der Gefahren und Risiken im Gastland, das Einhalten von Rechtsvorschriften etwa zu Aufenthalts- oder Anmeldung sowie die Prävention bei speziellen Risiken für Frauen, LGBTQI*- oder BPoC-Mitarbeitende sicherstellen.

Einen ausreichenden Versicherungsschutz gewährleisten.

In besonders gefährdeten Gebieten engmaschig planen: z.B. die Abholung vom Flughafen mit Passwort (damit Entführer nicht die Chance haben, sich als Geschäftspartner auszugeben)

Tracking-Systeme nutzen.

Finanzielle Ressourcen: Dafür sorgen, dass die reisenden Mitarbeitenden im Notfall Zugang zu genügend finanziellen Ressourcen haben.

Mitarbeitende

Vorbereiten auf Risiken: Sich über die eigene Sicherheit Gedanken machen und Strategien überlegen

App von International SOS installieren, die nebst Updates zur Gesundheits- und Sicherheitslage auch eine Ansprechstelle für Notlagen bietet

Alle nötigen Dokumente bereithalten.

Für Zahlungsfähigkeit auch bei Diebstahl sorgen durch verschiedene Zahlungsmittel: Kreditkarten, Reisechecks, Bargeld, möglichst getrennt aufbewahrt.

Firmendaten schützen: Speichern in der Cloud statt auf den Geräten, nur mit den wichtigsten Daten und Geräten reisen, UMTS für den Zugang zum Internet verwenden statt das öffentliche Wi-Fi, während der Reise eher zurückhaltend auf den sozialen Medien kommunizieren

Drogen, erotische Etablissements, Casinos meiden.  

Begründung

Gemäss der Umfrage von Chefsache Business Travel 2019 haben 44% der Geschäftsreisenden Befürchtungen bezüglich ihrer Sicherheit, und gar die Hälfte geht davon aus, dass sie bei Problemen vor Ort auf sich alleine gestellt sind. Rund 20 bis 40% der Geschäftsreisenden sind Frauen. Sie sind in vielen Ländern besonderen Gefahren ausgesetzt.

Einarbeitung in die Kultur und Situation im Gastland

Wenn Sie sich in der Kultur und der gesellschaftlichen Situation im Gastland ein bisschen auskennen, zeigen Sie den Gastgebenden, dass Sie sich für sie interessieren. Dies ermöglicht einen menschlichen, nachhaltig ergiebigen Umgang zwischen Geschäftspartnerinnen und -partnern.

Management

Im Reisereglement Zeit für die Einarbeitung in die Kultur und Situation im Gastland vorsehen.

Reiseorganisation

Sicherstellen der Vorbereitung der reisenden Mitarbeitenden über geeignete Dokumentation und Information (durch Unternehmen und/oder Reiseveranstalter) über das Land, ev. über die Geschäftspartner, Dos und Donts.

Mitarbeitende

Sich informieren über das Gastland (über Film , Bücher , Veranstaltungen, Musik und Rezepte), über die Geschäftspartner, die Dos and Donts (Gesten, Äusserungen, Tabuthemen, Esskultur). Einige Sätze in der Landessprache lernen

Begründung

Soft Skills – zum Beispiel die Fähigkeit eine Vertrauensbeziehung aufzubauen – sind entscheidend nicht nur für den Geschäftserfolg, sondern auch für das friedliche und erspriessliche Zusammenleben der Menschen.